Khi nào nên thuê ngoài nhân sự thay vì tự tuyển?

Tuy nhiên, không nên hiểu thuê ngoài nhân sự đơn thuần là chuyển trách nhiệm tuyển người cho một đơn vị khác. Doanh nghiệp vẫn phải xác định nhu cầu, tiêu chuẩn công việc, cơ chế giám sát, mức độ bảo mật, trách nhiệm giữa các bên và phương án xử lý khi chất lượng nhân sự không đạt yêu cầu.

Một quyết định đúng không bắt đầu từ câu hỏi “thuê ngoài có rẻ hơn không”, mà từ câu hỏi: doanh nghiệp cần năng lực nhân sự trong bao lâu, cho công việc nào và với mức độ kiểm soát ra sao?

Thuê ngoài nhân sự là gì?

Thuê ngoài nhân sự là cách doanh nghiệp sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài để thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến con người. Phạm vi có thể bao gồm tuyển dụng, tính lương, quản lý hồ sơ, cung ứng nhân sự dự án, vận hành một nhóm chức năng hoặc bố trí người lao động làm việc tại doanh nghiệp khách hàng.

Trên thực tế, “thuê ngoài nhân sự” là khái niệm rộng, trong khi “cho thuê lại lao động” là một mô hình pháp lý cụ thể.

Trong quan hệ cho thuê lại lao động, người lao động ký hợp đồng với doanh nghiệp cho thuê lại nhưng làm việc và chịu sự điều hành của một đơn vị khác. Doanh nghiệp cung cấp lao động phải có giấy phép, còn công việc sử dụng lao động thuê lại phải thuộc phạm vi pháp luật cho phép.

Sự phân biệt này rất quan trọng vì các hình thức thuê ngoài khác nhau dẫn đến cách phân chia trách nhiệm khác nhau:

·         Thuê dịch vụ tuyển dụng tập trung vào việc tìm ứng viên

·         Thuê ngoài nghiệp vụ nhân sự tập trung vào quy trình như tính lương hoặc hồ sơ

·         Thuê đội ngũ dịch vụ tập trung vào kết quả công việc

·         Cho thuê lại lao động liên quan trực tiếp đến việc người lao động làm việc dưới sự điều hành của bên thuê lại

Doanh nghiệp cần xác định chính xác mô hình đang sử dụng trước khi ký hợp đồng, thay vì gọi chung tất cả các phương án là “thuê nhân sự”.

Những doanh nghiệp phù hợp thuê ngoài nhân sự

Doanh nghiệp có nhu cầu lao động theo mùa vụ

Các ngành bán lẻ, thương mại điện tử, logistics, sản xuất, dịch vụ khách hàng và tổ chức sự kiện thường có những giai đoạn nhu cầu lao động tăng nhanh.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể cần thêm nhân viên đóng gói, kiểm đếm, hỗ trợ bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng trong một chiến dịch ngắn. Nếu tự tuyển toàn bộ, doanh nghiệp phải dành nguồn lực cho đăng tuyển, sàng lọc, ký hợp đồng, đào tạo và xử lý nhân sự sau khi cao điểm kết thúc.

Thuê ngoài phù hợp khi:

·         Nhu cầu tăng trong thời gian xác định

·         Số lượng cần bổ sung tương đối lớn

·         Công việc có thể chuẩn hóa nhanh

·         Doanh nghiệp không cần duy trì lực lượng này lâu dài

Giá trị chính trong trường hợp này không chỉ là giảm thời gian tuyển dụng. Thuê ngoài còn giúp chuyển một phần chi phí cố định thành chi phí biến đổi, tức chi phí nhân sự có thể tăng hoặc giảm theo khối lượng công việc.

Giới hạn của phương án này là chất lượng nhân sự có thể không đồng đều nếu nhà cung cấp tuyển gấp, tiêu chuẩn đầu vào không rõ hoặc doanh nghiệp không chuẩn bị quy trình hướng dẫn tại nơi làm việc.

Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh

Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, tăng sản lượng hoặc nhận một hợp đồng lớn thường phải tuyển nhiều người trong thời gian ngắn. Bộ phận nhân sự nội bộ có thể xử lý tốt nhu cầu thông thường nhưng bị quá tải khi phải tuyển đồng thời hàng chục hoặc hàng trăm vị trí.

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tiếp cận ngay:

·         Nguồn ứng viên có sẵn

·         Đội ngũ tuyển dụng chuyên trách

·         Quy trình sàng lọc số lượng lớn

·         Hạ tầng quản lý hồ sơ và vận hành nhân sự

Phương án này phù hợp khi tốc độ bổ sung nguồn lực ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, tiến độ giao hàng hoặc khả năng vận hành.

Tuy nhiên, tăng trưởng nhanh không có nghĩa là nên thuê ngoài mọi vị trí. Các vai trò quản lý, hoạch định, phát triển sản phẩm hoặc sở hữu tri thức cốt lõi thường vẫn nên được tuyển dụng trực tiếp để duy trì năng lực dài hạn.

Doanh nghiệp triển khai dự án có thời hạn

Một dự án chuyển đổi hệ thống, kiểm kê tài sản, mở trung tâm phân phối, thu thập dữ liệu hoặc triển khai chiến dịch thị trường có thể cần một lực lượng chuyên biệt trong ba, sáu hoặc mười hai tháng.

Nếu nhu cầu kết thúc cùng dự án, tuyển nhân viên chính thức có thể tạo ra ba vấn đề:

1.    Thời gian tuyển dụng kéo dài làm chậm dự án

2.    Doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ nhân sự sau khi dự án kết thúc

3.    Cơ cấu tổ chức bị mở rộng dù nhu cầu không còn

Thuê ngoài phù hợp khi doanh nghiệp có thể mô tả rõ:

·         Mục tiêu dự án

·         Số lượng người cần thiết

·         Năng lực bắt buộc

·         Thời điểm bắt đầu và kết thúc

·         Người chịu trách nhiệm quản lý công việc

Doanh nghiệp không nên thuê ngoài chỉ vì dự án có thời hạn. Nếu dự án liên quan đến bí mật kinh doanh, dữ liệu nhạy cảm hoặc quyết định chiến lược, mức độ rủi ro có thể lớn hơn lợi ích về tốc độ.

Doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận nhân sự hoàn chỉnh

Doanh nghiệp nhỏ thường không cần một phòng nhân sự lớn nhưng vẫn phải xử lý tuyển dụng, hợp đồng, chấm công, tiền lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ lao động.

Trong trường hợp này, thuê ngoài nghiệp vụ nhân sự có thể hợp lý hơn việc tuyển nhiều chuyên viên cho từng mảng.

Doanh nghiệp phù hợp với mô hình này thường có các đặc điểm:

·         Số lượng nhân viên chưa lớn

·         Nhu cầu nghiệp vụ phát sinh đều nhưng không đủ tải cho một đội ngũ chuyên trách

·         Người sáng lập hoặc quản lý đang dành quá nhiều thời gian cho thủ tục nhân sự

·         Doanh nghiệp cần quy trình chuẩn nhưng chưa đủ kinh nghiệm xây dựng

Lợi ích lớn nhất là khả năng tiếp cận chuyên môn mà không phải duy trì toàn bộ chi phí cho một phòng ban nội bộ.

Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần có ít nhất một đầu mối chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu và phối hợp với nhà cung cấp. Thuê ngoài quy trình không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép mất quyền kiểm soát.

Doanh nghiệp mới gia nhập một địa phương hoặc thị trường

Khi mở văn phòng, cửa hàng hoặc nhà máy tại khu vực mới, doanh nghiệp có thể chưa hiểu rõ nguồn lao động, mặt bằng thu nhập, tập quán tuyển dụng và khả năng cung ứng nhân lực tại địa phương.

Nhà cung cấp có mạng lưới sẵn có có thể giúp doanh nghiệp:

·         Tiếp cận nguồn ứng viên nhanh hơn

·         Đánh giá mức lương thị trường

·         Tổ chức tuyển dụng số lượng lớn

·         Giảm thời gian thiết lập bộ máy ban đầu

·         Kiểm nghiệm nhu cầu trước khi mở rộng chính thức

Thuê ngoài trong giai đoạn thăm dò giúp doanh nghiệp hạn chế cam kết dài hạn khi chưa biết quy mô hoạt động ổn định.

Sau khi thị trường được kiểm chứng, doanh nghiệp có thể chuyển dần các vị trí quan trọng sang tuyển dụng trực tiếp. Vì vậy, thuê ngoài nên được coi là một cấu trúc chuyển tiếp có kế hoạch, không phải trạng thái mặc định kéo dài vô thời hạn.

Doanh nghiệp có nhiều công việc hỗ trợ được chuẩn hóa

Các công việc có quy trình rõ, đầu ra đo được và ít phụ thuộc vào quyết định chiến lược thường phù hợp hơn với thuê ngoài.

Ví dụ có thể gồm:

·         Nhập liệu

·         Hỗ trợ hành chính

·         Chăm sóc khách hàng theo kịch bản

·         Xử lý hồ sơ

·         Kiểm kê

·         Hỗ trợ vận hành

·         Một số công việc tuyển dụng hoặc quản trị tiền lương

Công việc càng dễ mô tả bằng khối lượng, thời gian xử lý, tỷ lệ sai sót và mức dịch vụ thì càng dễ quản lý nhà cung cấp.

Ngược lại, một vị trí có mô tả mơ hồ, phụ thuộc nhiều vào quan hệ nội bộ hoặc thay đổi liên tục sẽ rất khó thuê ngoài hiệu quả. Khi đầu ra không rõ, doanh nghiệp dễ rơi vào tranh luận về trách nhiệm thay vì cải thiện kết quả.

Doanh nghiệp có bộ phận nhân sự đang quá tải

Thuê ngoài không chỉ dành cho doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp lớn cũng có thể sử dụng dịch vụ bên ngoài khi phòng nhân sự phải dành quá nhiều thời gian cho công việc giao dịch, trong khi thiếu nguồn lực cho phát triển tổ chức, hoạch định nhân tài hoặc xây dựng năng lực quản lý.

Các dấu hiệu quá tải thường gồm:

·         Thời gian tuyển dụng kéo dài

·         Hồ sơ thường xuyên chậm cập nhật

·         Sai sót lặp lại trong chấm công hoặc tính lương

·         Nhân sự cấp cao phải xử lý nhiều công việc hành chính

·         Dự án cải tiến nhân sự liên tục bị trì hoãn

Trong trường hợp này, thuê ngoài có tác dụng tái phân bổ nguồn lực. Bộ phận nội bộ tập trung vào công việc tạo giá trị dài hạn, còn nhà cung cấp xử lý các tác vụ có tính lặp lại hoặc cần năng lực vận hành chuyên biệt.

Điều kiện là doanh nghiệp phải giữ lại năng lực kiểm soát chính sách, dữ liệu, trải nghiệm nhân viên và quan hệ lao động.

Khi nào thuê ngoài hiệu quả hơn tự tuyển?

Thuê ngoài có lợi thế khi doanh nghiệp cần tính linh hoạt cao hơn tính ổn định.

Một vị trí nên được cân nhắc thuê ngoài khi đáp ứng phần lớn các điều kiện sau:

·         Nhu cầu có thời hạn hoặc biến động

·         Cần người trong thời gian ngắn

·         Công việc có quy trình tương đối rõ

·         Kết quả có thể đo lường

·         Vị trí không nắm giữ năng lực cạnh tranh cốt lõi

·         Chi phí tuyển sai hoặc tuyển chậm lớn

·         Nhà cung cấp có nguồn lực tốt hơn doanh nghiệp

·         Rủi ro bảo mật và phụ thuộc có thể kiểm soát

Ngược lại, tự tuyển thường phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần xây dựng năng lực lâu dài, muốn giữ tri thức nội bộ hoặc vị trí có ảnh hưởng lớn đến văn hóa và chiến lược.

So sánh theo tổng chi phí thay vì chỉ so mức lương

Nhiều doanh nghiệp cho rằng thuê ngoài đắt vì đơn giá dịch vụ cao hơn lương trả trực tiếp cho người lao động. Cách so sánh này chưa đầy đủ.

Chi phí tự tuyển có thể bao gồm:

·         Chi phí đăng tuyển và tìm ứng viên

·         Thời gian phỏng vấn của quản lý

·         Chi phí hội nhập và đào tạo

·         Chi phí thay thế khi nhân viên nghỉ sớm

·         Chi phí quản lý hồ sơ, tiền lương và chế độ

·         Chi phí duy trì nhân sự trong giai đoạn nhu cầu giảm

·         Chi phí cơ hội do vị trí trống kéo dài

Chi phí thuê ngoài có thể bao gồm:

·         Phí dịch vụ

·         Chi phí quản lý nhà cung cấp

·         Chi phí đào tạo tại doanh nghiệp

·         Chi phí thay thế nhân sự không đạt yêu cầu

·         Rủi ro chất lượng, bảo mật hoặc gián đoạn

·         Thuế và các nghĩa vụ liên quan theo cấu trúc hợp đồng

Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí cho cùng một kết quả và cùng một khoảng thời gian. Một phương án có đơn giá cao hơn vẫn có thể kinh tế hơn nếu giúp triển khai nhanh, giảm tỷ lệ vị trí trống hoặc tránh duy trì biên chế dư thừa.

Xem xét tốc độ đáp ứng

Tốc độ là yếu tố quan trọng khi thiếu người có thể làm mất doanh thu, chậm giao hàng hoặc ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng.

Thuê ngoài thường có lợi thế nếu nhà cung cấp đã có:

·         Cơ sở dữ liệu ứng viên

·         Nhân sự dự phòng

·         Đội tuyển dụng số lượng lớn

·         Quy trình kiểm tra hồ sơ

·         Kinh nghiệm triển khai tại địa phương

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên đánh đổi toàn bộ tiêu chuẩn lấy tốc độ. Hợp đồng cần xác định thời hạn cung ứng, tỷ lệ thay thế, yêu cầu đào tạo và cách xử lý nhân sự không phù hợp.

Đánh giá mức độ kiểm soát cần thiết

Thuê ngoài luôn tạo thêm một lớp trung gian. Doanh nghiệp không còn kiểm soát toàn bộ quá trình tuyển dụng và quản lý như khi tự tuyển.

Thuê ngoài phù hợp khi doanh nghiệp có thể quản lý công việc thông qua:

·         Tiêu chuẩn đầu vào

·         Quy trình vận hành

·         Chỉ số hiệu suất

·         Cơ chế báo cáo

·         Quyền kiểm tra

·         Điều khoản thay thế và khắc phục

Nếu vị trí chỉ có thể hoàn thành tốt nhờ hiểu sâu lịch sử tổ chức, quan hệ nội bộ hoặc định hướng chiến lược, tự tuyển thường an toàn hơn.

Những vị trí không nên ưu tiên thuê ngoài

Vị trí tạo ra lợi thế cạnh tranh cốt lõi

Nhân sự trực tiếp tạo ra công nghệ, sản phẩm, chiến lược, dữ liệu độc quyền hoặc quan hệ khách hàng trọng yếu thường nên được xây dựng nội bộ.

Thuê ngoài các vị trí này có thể dẫn đến:

·         Thất thoát tri thức

·         Phụ thuộc nhà cung cấp

·         Khó xây dựng năng lực kế thừa

·         Rủi ro bảo mật

·         Khó duy trì định hướng dài hạn

Doanh nghiệp vẫn có thể thuê chuyên gia hoặc đối tác hỗ trợ, nhưng cần giữ quyền sở hữu quy trình, dữ liệu và quyết định cốt lõi.

Vị trí lãnh đạo và quản lý dài hạn

Người quản lý không chỉ hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Họ còn hình thành văn hóa, phát triển đội ngũ, xử lý xung đột và chịu trách nhiệm cho kết quả dài hạn.

Nếu vai trò quản lý được thuê ngoài kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác lập trách nhiệm, duy trì lòng tin và xây dựng đội ngũ kế nhiệm.

Thuê quản lý tạm thời chỉ phù hợp trong tình huống chuyển giao, tái cấu trúc hoặc xử lý khủng hoảng có thời hạn rõ ràng.

Công việc có mức độ bảo mật cao

Các vị trí tiếp cận dữ liệu khách hàng, bí mật kỹ thuật, chiến lược giá, thông tin tài chính hoặc hồ sơ nhân sự nhạy cảm cần được đánh giá thận trọng.

Rủi ro không thể được xử lý chỉ bằng một điều khoản bảo mật. Doanh nghiệp còn phải kiểm soát:

·         Phân quyền truy cập

·         Lưu trữ và truyền dữ liệu

·         Thiết bị làm việc

·         Quy trình bàn giao

·         Thu hồi quyền truy cập

·         Trách nhiệm khi xảy ra sự cố

Khi không thể giới hạn dữ liệu hoặc giám sát việc sử dụng, tự tuyển có thể là lựa chọn phù hợp hơn.

Nhu cầu ổn định và kéo dài

Nếu doanh nghiệp cần một vị trí liên tục trong nhiều năm, công việc ổn định và có khả năng phát triển thành năng lực nội bộ, thuê ngoài kéo dài có thể làm tổng chi phí tăng và tạo sự phụ thuộc.

Trong trường hợp này, thuê ngoài có thể dùng cho giai đoạn khởi động. Sau khi nhu cầu được xác nhận, doanh nghiệp nên đánh giá chuyển sang tuyển trực tiếp.

Ranh giới pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý

Không phải mọi hợp đồng cung ứng nhân sự đều có cùng bản chất pháp lý.

Nếu người lao động do một doanh nghiệp ký hợp đồng nhưng được bố trí sang làm việc và chịu sự điều hành trực tiếp của doanh nghiệp khác, quan hệ đó có thể thuộc mô hình cho thuê lại lao động.

Theo thông tin hướng dẫn của Bộ Tư pháp, đây là hoạt động kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải được cấp giấy phép và thực hiện ký quỹ 2 tỷ đồng; người đại diện theo pháp luật cũng phải đáp ứng các điều kiện chuyên môn và quản lý nhất định.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2021. Văn bản này bao gồm các quy định liên quan đến hoạt động cho thuê lại lao động và danh mục công việc được phép thực hiện.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất các nội dung sau:

·         Nhà cung cấp có giấy phép phù hợp hay không

·         Công việc dự kiến sử dụng có thuộc phạm vi được phép hay không

·         Ai là người ký hợp đồng lao động

·         Ai trả lương và thực hiện các chế độ cho người lao động

·         Ai điều hành công việc hằng ngày

·         Trách nhiệm về an toàn lao động thuộc bên nào

·         Cơ chế xử lý kỷ luật, tai nạn và tranh chấp

·         Thời hạn bố trí người lao động

·         Quy trình thay thế hoặc chấm dứt dịch vụ

Doanh nghiệp không nên dùng tên gọi “hợp đồng dịch vụ” để che giấu một quan hệ thực tế có bản chất là cung ứng và điều hành lao động. Cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét cách quan hệ được vận hành trên thực tế, không chỉ tên của hợp đồng.

Cách xác định doanh nghiệp có nên thuê ngoài nhân sự

Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa thiếu người và thiếu năng lực tổ chức.

Nếu nguyên nhân là quy trình yếu, quản lý kém hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao, thuê thêm người có thể chỉ làm chi phí tăng mà không xử lý được vấn đề gốc.

Câu hỏi cần trả lời gồm:

·         Khối lượng công việc tăng trong bao lâu?

·         Vị trí trống đang gây hậu quả gì?

·         Nhu cầu này có lặp lại thường xuyên không?

·         Công việc có thể chuẩn hóa không?

·         Doanh nghiệp cần người hay cần một kết quả dịch vụ?

Bước 2: Phân loại vị trí theo mức độ chiến lược

Có thể chia vị trí thành ba nhóm:

1.    Vị trí cốt lõi cần tích lũy tri thức và năng lực dài hạn

2.    Vị trí hỗ trợ cần vận hành ổn định

3.    Vị trí tạm thời hoặc biến động theo khối lượng

Nhóm thứ nhất thường nên tự tuyển. Nhóm thứ ba thường phù hợp nhất với thuê ngoài. Nhóm thứ hai cần được đánh giá theo chi phí, mức độ chuẩn hóa và năng lực quản trị của nhà cung cấp.

Bước 3: Tính tổng chi phí của hai phương án

Doanh nghiệp nên lập hai kịch bản cho cùng thời hạn:

·         Kịch bản tự tuyển

·         Kịch bản thuê ngoài

Mỗi kịch bản cần gồm chi phí trực tiếp, chi phí quản lý, thời gian triển khai, xác suất tuyển sai, chi phí thay thế và rủi ro vận hành.

Không nên chọn phương án chỉ vì đơn giá thấp hơn. Phương án phù hợp là phương án tạo ra kết quả cần thiết với tổng chi phí và mức rủi ro chấp nhận được.

Bước 4: Đánh giá thị trường nhà cung cấp

Thuê ngoài chỉ tốt khi nhà cung cấp thực sự có lợi thế về nguồn lực hoặc chuyên môn.

Doanh nghiệp nên yêu cầu bằng chứng về:

·         Kinh nghiệm với vị trí tương tự

·         Quy mô nguồn ứng viên

·         Thời gian đáp ứng

·         Tỷ lệ nhân sự được thay thế

·         Năng lực quản lý hồ sơ và chế độ

·         Cơ chế kiểm soát dữ liệu

·         Giấy phép và điều kiện pháp lý

·         Khách hàng tham chiếu

Một nhà cung cấp chỉ đưa ra cam kết chung mà không có quy trình, dữ liệu hoặc trách nhiệm cụ thể sẽ làm rủi ro chuyển từ doanh nghiệp sang một bên khó kiểm soát hơn.

Bước 5: Thiết lập tiêu chí thành công

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số như:

·         Thời gian cung ứng nhân sự

·         Tỷ lệ nhân sự nhận việc

·         Tỷ lệ nghỉ sớm

·         Tỷ lệ đáp ứng tiêu chuẩn

·         Năng suất hoặc sản lượng

·         Tỷ lệ lỗi

·         Thời gian thay thế

·         Mức độ tuân thủ hồ sơ

·         Mức độ hài lòng của quản lý sử dụng

Không có tiêu chí đo lường, doanh nghiệp sẽ khó biết dịch vụ có tốt hơn tự tuyển hay không.

Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê ngoài

Hợp đồng cần mô tả kết quả và trách nhiệm thay vì chỉ ghi số lượng nhân sự.

Các nội dung quan trọng gồm:

·         Phạm vi công việc

·         Tiêu chuẩn nhân sự

·         Địa điểm và thời gian làm việc

·         Thời hạn cung ứng

·         Cơ chế điều hành

·         Mức phí và cấu phần chi phí

·         Trách nhiệm trả lương và thực hiện chế độ

·         Quy định về làm thêm giờ

·         An toàn và điều kiện làm việc

·         Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

·         Thời hạn thay thế nhân sự

·         Trách nhiệm khi xảy ra sai sót

·         Quyền kiểm tra hồ sơ

·         Điều kiện chấm dứt hợp đồng

·         Kế hoạch bàn giao khi kết thúc dịch vụ

Doanh nghiệp cũng cần tránh cam kết đầu ra không thực tế. Nhà cung cấp có thể chịu trách nhiệm về tốc độ cung ứng và chất lượng sàng lọc, nhưng kết quả làm việc còn phụ thuộc vào đào tạo, môi trường, quản lý trực tiếp và điều kiện làm việc tại doanh nghiệp sử dụng.

Những sai lầm thường gặp khi thuê ngoài nhân sự

Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá

Giá thấp có thể đến từ tiêu chuẩn tuyển dụng thấp, thiếu nhân sự dự phòng, quản lý hồ sơ yếu hoặc phân bổ chưa đầy đủ các nghĩa vụ phải thực hiện.

Doanh nghiệp nên đánh giá tổng giá trị, không chỉ phí dịch vụ.

Không mô tả rõ tiêu chuẩn công việc

Một yêu cầu như “cần người có kinh nghiệm, làm việc tốt” không đủ để nhà cung cấp sàng lọc.

Tiêu chuẩn cần thể hiện bằng kỹ năng, kinh nghiệm, ca làm việc, năng suất kỳ vọng, điều kiện loại trừ và yêu cầu bắt buộc.

Chuyển toàn bộ trách nhiệm cho nhà cung cấp

Nhà cung cấp không thể thay doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc, đào tạo tại chỗ hoặc quản lý hiệu suất hằng ngày.

Kết quả kém có thể xuất phát từ cả hai phía. Vì vậy, hợp đồng và quy trình triển khai phải phân định rõ trách nhiệm.

Không chuẩn bị kế hoạch kết thúc

Dịch vụ có thể kết thúc do hết dự án, thay đổi chiến lược hoặc nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước:

·         Kế hoạch bàn giao

·         Thu hồi quyền truy cập

·         Chuyển dữ liệu

·         Thay thế nhân sự

·         Tuyển dụng trực tiếp khi cần

·         Duy trì hoạt động trong giai đoạn chuyển đổi

Thuê ngoài kéo dài mà không đánh giá lại

Một quyết định phù hợp ở giai đoạn khởi động có thể không còn phù hợp khi doanh nghiệp đã ổn định.

Doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ xem vị trí đó còn mang tính tạm thời hay đã trở thành năng lực cần xây dựng nội bộ.

Mô hình kết hợp thường hiệu quả hơn lựa chọn tuyệt đối

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn hoàn toàn giữa thuê ngoài và tự tuyển.

Một mô hình kết hợp có thể gồm:

·         Tự tuyển vị trí quản lý và chuyên môn cốt lõi

·         Thuê ngoài nhân sự phục vụ cao điểm

·         Thuê dịch vụ tuyển dụng cho các chiến dịch lớn

·         Thuê ngoài tính lương hoặc quản trị hồ sơ

·         Dùng nhân sự dự án trong giai đoạn triển khai

·         Chuyển dần vị trí ổn định sang biên chế nội bộ

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp vừa giữ được năng lực cốt lõi, vừa duy trì khả năng điều chỉnh quy mô nhân sự.

Tiêu chí quan trọng không phải tỷ lệ thuê ngoài cao hay thấp. Tiêu chí là mỗi nhóm công việc được đặt trong mô hình quản trị phù hợp với giá trị chiến lược, mức độ biến động và rủi ro của nó.

Doanh nghiệp phù hợp thuê ngoài nhân sự thường là doanh nghiệp có nhu cầu nhân lực biến động, cần triển khai nhanh, đang thực hiện dự án có thời hạn, thiếu năng lực tuyển dụng nội bộ hoặc muốn giảm tải các nghiệp vụ hỗ trợ.

Thuê ngoài sẽ hiệu quả khi công việc có phạm vi rõ, kết quả đo được, trách nhiệm được phân định và nhà cung cấp có năng lực thực tế. Phương án này kém phù hợp với vị trí chiến lược, vai trò lãnh đạo, công việc chứa nhiều tri thức độc quyền hoặc nhu cầu ổn định dài hạn.

Trước khi quyết định, doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời năm yếu tố: thời hạn nhu cầu, mức độ chiến lược của vị trí, tổng chi phí, khả năng kiểm soát và tính phù hợp pháp lý. Khi cả năm yếu tố đều được làm rõ, thuê ngoài nhân sự mới trở thành công cụ nâng cao tính linh hoạt thay vì chỉ là giải pháp tuyển người tạm thời.