So sánh thuê ngoài kế toán và kế toán nội bộ

Điểm quan trọng là không nên chỉ so sánh phí dịch vụ với mức lương. Quyết định đúng phải dựa trên tổng chi phí, mức độ phức tạp nghiệp vụ, nhu cầu kiểm soát, tốc độ cung cấp dữ liệu và khả năng chịu trách nhiệm của từng mô hình.

Thuê ngoài kế toán và kế toán nội bộ khác nhau thế nào?

Thuê ngoài kế toán là việc doanh nghiệp ký hợp đồng với một cá nhân hoặc tổ chức đủ điều kiện để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán. Phạm vi có thể bao gồm kiểm tra chứng từ, ghi sổ, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, hoàn thiện hồ sơ quyết toán hoặc đảm nhiệm chức danh kế toán trưởng theo điều kiện pháp luật.

Kế toán nội bộ là người lao động thuộc bộ máy doanh nghiệp, làm việc dưới sự quản lý trực tiếp và tham gia thường xuyên vào quá trình thu thập chứng từ, ghi nhận giao dịch, kiểm soát công nợ, dòng tiền, hàng tồn kho và lập báo cáo.

Luật Kế toán cho phép đơn vị kế toán tổ chức bộ máy, bố trí người làm kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán. Hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán thuộc ngành nghề có điều kiện, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách hành nghề và phạm vi dịch vụ của nhà cung cấp thay vì chỉ lựa chọn theo giá.

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cơ chế vận hành:

• Kế toán nội bộ đổi chi phí cố định lấy khả năng hiện diện và phản hồi thường xuyên
• Thuê ngoài kế toán đổi mức độ hiện diện trực tiếp lấy đội ngũ chuyên môn và cơ cấu chi phí linh hoạt
• Mô hình kết hợp giữ một đầu mối nội bộ nhưng sử dụng chuyên gia bên ngoài cho các nghiệp vụ đòi hỏi kinh nghiệm sâu

So sánh thuê ngoài kế toán và kế toán nội bộ

Bảng so sánh chỉ thể hiện xu hướng phổ biến. Chất lượng thực tế còn phụ thuộc vào năng lực của người làm kế toán, quy trình phối hợp, phần mềm sử dụng và mức độ kiểm soát của người quản lý.

Một kế toán nội bộ thiếu kinh nghiệm không mặc nhiên an toàn hơn một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp. Ngược lại, một nhà cung cấp có thương hiệu cũng không thể làm tốt nếu doanh nghiệp giao chứng từ muộn, dữ liệu thiếu hoặc không xác định rõ trách nhiệm.

Thuê ngoài kế toán có thực sự tiết kiệm chi phí?

Thuê ngoài thường giúp doanh nghiệp giảm chi phí trong giai đoạn khối lượng công việc chưa đủ lớn để sử dụng một nhân sự toàn thời gian. Tuy nhiên, mức tiết kiệm không nên được tính bằng phép so sánh đơn giản:

Phí dịch vụ so với tiền lương kế toán

Doanh nghiệp cần so sánh tổng chi phí sở hữu của từng mô hình.

Tổng chi phí của kế toán nội bộ

Ngoài lương, doanh nghiệp có thể phải tính đến:

• Bảo hiểm và các chế độ bắt buộc
• Thưởng, phép năm và phúc lợi
• Máy tính, chỗ ngồi và thiết bị làm việc
• Phần mềm kế toán, hóa đơn và lưu trữ dữ liệu
• Chi phí tuyển dụng, đào tạo và thay thế nhân sự
• Chi phí kiểm tra hoặc thuê chuyên gia xử lý nghiệp vụ khó
• Tổn thất do gián đoạn khi nhân viên nghỉ việc

Tổng chi phí của thuê ngoài kế toán

Phí thuê ngoài có thể tăng khi doanh nghiệp phát sinh:

• Nhiều hóa đơn, chứng từ hoặc tài khoản ngân hàng
• Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, sản xuất hoặc xây dựng
• Nhiều địa điểm, kho hàng hoặc đơn vị phụ thuộc
• Khối lượng tiền lương và bảo hiểm lớn
• Hồ sơ tồn đọng cần rà soát lại
• Yêu cầu báo cáo quản trị thường xuyên
• Thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán ngoài phạm vi hợp đồng

Thuê ngoài chỉ thật sự tiết kiệm khi phí dịch vụ đã bao phủ đúng nhu cầu. Một gói giá thấp nhưng giới hạn số chứng từ, không kiểm tra dữ liệu đầu vào hoặc thu thêm phí cho hầu hết công việc phát sinh có thể làm tổng chi phí cao hơn dự kiến.

Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo phạm vi cụ thể, bao gồm đầu việc định kỳ, đầu việc phát sinh, thời gian phản hồi, số lần chỉnh sửa và trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

Khi nào nên thuê ngoài kế toán?

Thuê ngoài kế toán phù hợp nhất khi doanh nghiệp cần năng lực chuyên môn nhưng chưa cần duy trì một bộ phận kế toán hoàn chỉnh.

Doanh nghiệp mới thành lập

Giai đoạn đầu thường có ít giao dịch nhưng vẫn phải thiết lập hệ thống chứng từ, phương pháp hạch toán, lịch kê khai và quy trình lưu trữ. Đơn vị dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp tránh việc tổ chức bộ máy quá sớm.

Mô hình này hiệu quả khi người quản lý vẫn duy trì một đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp hợp đồng, hóa đơn, sao kê và các thông tin phát sinh.

Doanh nghiệp nhỏ có nghiệp vụ ổn định

Thuê ngoài có lợi khi số lượng giao dịch không lớn, quy trình bán hàng đơn giản, ít kho hàng và không cần báo cáo quản trị hằng ngày.

Trong trường hợp này, duy trì một kế toán toàn thời gian có thể tạo ra công suất dư thừa, trong khi nhà cung cấp dịch vụ có thể xử lý công việc theo chu kỳ tuần, tháng hoặc quý.

Doanh nghiệp thiếu chuyên môn kế toán cấp cao

Một doanh nghiệp có thể có nhân viên nhập liệu hoặc theo dõi thu chi nhưng chưa đủ năng lực lập báo cáo tài chính, xử lý thuế hoặc kiểm soát hệ thống tài khoản. Thuê ngoài phần chuyên môn cao giúp bổ sung năng lực mà không phải tuyển ngay kế toán trưởng toàn thời gian.

Doanh nghiệp cần ổn định nhân sự

Đơn vị dịch vụ có tổ chức tốt thường bố trí người thay thế khi nhân sự phụ trách nghỉ việc. Điều này làm giảm phụ thuộc vào một cá nhân, đặc biệt tại doanh nghiệp nhỏ chỉ có một kế toán.

Tuy nhiên, thuê ngoài không phù hợp nếu doanh nghiệp thường xuyên cần số liệu tức thời nhưng hợp đồng chỉ quy định xử lý chứng từ theo kỳ. Khi đó, khoảng cách giữa thời điểm giao dịch phát sinh và thời điểm dữ liệu được cập nhật có thể làm giảm giá trị quản trị.

Khi nào nên tuyển kế toán nội bộ?

Kế toán nội bộ phù hợp khi công việc kế toán gắn chặt với hoạt động vận hành và đòi hỏi sự phối hợp liên tục.

Giao dịch phát sinh thường xuyên

Doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, khoản thu chi, nghiệp vụ ngân hàng hoặc yêu cầu đối chiếu mỗi ngày thường cần người trực tiếp tiếp nhận và xử lý dữ liệu.

Sự hiện diện tại chỗ giúp kế toán xác minh chứng từ ngay khi giao dịch phát sinh, thay vì chờ tập hợp hồ sơ vào cuối kỳ.

Có hàng tồn kho, giá thành hoặc nhiều công đoạn

Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, bán lẻ nhiều kho hoặc kinh doanh theo dự án thường có hệ thống dữ liệu phức tạp. Kế toán phải phối hợp với kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất và quản lý dự án để kiểm tra số lượng, định mức, chi phí và tiến độ.

Trong môi trường này, vấn đề không chỉ là ghi sổ. Kế toán còn tham gia thiết kế luồng chứng từ và phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu vận hành với dữ liệu tài chính.

Cần báo cáo quản trị liên tục

Báo cáo thuế và báo cáo tài chính chủ yếu phục vụ nghĩa vụ tuân thủ theo kỳ. Ban lãnh đạo lại có thể cần báo cáo dòng tiền, công nợ, biên lợi nhuận, chi phí theo bộ phận hoặc hiệu quả từng sản phẩm thường xuyên hơn.

Nếu các quyết định kinh doanh phụ thuộc vào dữ liệu cập nhật hằng ngày hoặc hằng tuần, kế toán nội bộ có lợi thế rõ rệt về tốc độ và khả năng điều chỉnh báo cáo.

Dữ liệu nhạy cảm hoặc quy trình kiểm soát nghiêm ngặt

Doanh nghiệp có thông tin giá vốn, bảng lương, chính sách chiết khấu hoặc dữ liệu khách hàng nhạy cảm có thể cần giữ phần lớn quy trình trong nội bộ.

Dù vậy, tuyển người nội bộ không tự động loại bỏ rủi ro bảo mật. Doanh nghiệp vẫn cần phân quyền phần mềm, giới hạn quyền truy cập, lưu nhật ký thao tác, quy định bàn giao và cơ chế thu hồi tài khoản khi nhân sự nghỉ việc.

Mô hình kết hợp thường hiệu quả hơn lựa chọn tuyệt đối

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp không cần chọn hoàn toàn một trong hai phương án. Mô hình kết hợp có thể phân chia công việc theo mức độ gần với hoạt động vận hành và mức độ chuyên môn.

Một cách tổ chức phổ biến là:

• Nhân sự nội bộ thu thập chứng từ, theo dõi thu chi, công nợ và phối hợp với các phòng ban
• Đơn vị thuê ngoài kiểm tra hạch toán, rà soát thuế, lập báo cáo tài chính hoặc cung cấp dịch vụ kế toán trưởng
• Người quản lý doanh nghiệp phê duyệt giao dịch, kiểm soát quyền truy cập và nhận báo cáo định kỳ

Mô hình này khắc phục hai điểm yếu lớn. Doanh nghiệp vẫn có đầu mối xử lý công việc hằng ngày, đồng thời tiếp cận được chuyên môn bên ngoài đối với vấn đề phức tạp.

Tuy nhiên, mô hình kết hợp chỉ hiệu quả khi không có khoảng trống trách nhiệm. Hợp đồng và quy trình nội bộ phải xác định rõ:

1. Ai tạo và phê duyệt chứng từ
2. Ai kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
3. Ai nhập dữ liệu và khóa sổ
4. Ai đối chiếu ngân hàng, công nợ và tồn kho
5. Ai lập, kiểm tra và nộp báo cáo
6. Ai phản hồi khi cơ quan quản lý yêu cầu giải trình
7. Ai lưu trữ dữ liệu và bàn giao khi chấm dứt hợp đồng

Nếu hai bên cùng cho rằng đầu việc thuộc trách nhiệm của bên còn lại, rủi ro thường chỉ được phát hiện khi đến hạn báo cáo hoặc khi có kiểm tra.

Cách lựa chọn mô hình kế toán phù hợp

Doanh nghiệp nên đánh giá theo nhu cầu vận hành thay vì bắt đầu từ câu hỏi “phương án nào rẻ hơn”.

Bước 1: Đo khối lượng công việc thực tế

Có thể thống kê:

• Số giao dịch bán hàng và mua hàng
• Số chứng từ thu chi, ngân hàng
• Số nhân viên cần tính lương
• Số kho, chi nhánh và đơn vị phụ thuộc
• Số hợp đồng hoặc dự án phải theo dõi
• Tần suất đối chiếu công nợ và tồn kho
• Số báo cáo quản trị cần lập

Khối lượng càng lớn và tần suất xử lý càng cao, nhu cầu về nhân sự nội bộ càng rõ.

Bước 2: Đánh giá mức độ phức tạp

Không nên đánh đồng số lượng chứng từ với độ khó. Một doanh nghiệp ít hóa đơn vẫn có thể phát sinh nghiệp vụ phức tạp như góp vốn, vay ngoại tệ, xuất nhập khẩu, giao dịch liên kết, phân bổ chi phí dự án hoặc ghi nhận doanh thu theo nhiều giai đoạn.

Khi nghiệp vụ ít nhưng khó, thuê chuyên gia bên ngoài có thể hợp lý hơn tuyển một nhân sự phổ thông.

Bước 3: Xác định tốc độ cần có số liệu

Nếu doanh nghiệp chỉ cần báo cáo theo tháng hoặc quý, thuê ngoài có thể đáp ứng. Nếu người quản lý cần biết dòng tiền, công nợ hoặc lợi nhuận theo tuần hay theo ngày, cần xem xét kế toán nội bộ hoặc mô hình kết hợp.

Bước 4: Tính tổng chi phí

Hãy lập hai ngân sách trên cùng một phạm vi công việc:

Chi phí nội bộ = Chi phí nhân sự Hạ tầng Phần mềm Tuyển dụng và đào tạo Chi phí chuyên gia bổ sung Rủi ro gián đoạn

Chi phí thuê ngoài = Phí định kỳ Phí phát sinh Chi phí đầu mối nội bộ Chi phí phần mềm và bàn giao Rủi ro ngoài phạm vi hợp đồng

So sánh trên tổng chi phí giúp tránh lựa chọn một gói dịch vụ rẻ nhưng thiếu đầu việc hoặc tuyển một nhân sự có mức lương thấp nhưng không đủ năng lực.

Bước 5: Chấm điểm theo nhu cầu

Nếu phần lớn câu trả lời nằm ở cột thuê ngoài, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng dịch vụ kế toán. Nếu nhu cầu nghiêng về nội bộ nhưng vẫn thiếu chuyên môn cấp cao, mô hình kết hợp thường hợp lý hơn tuyển cả bộ phận ngay lập tức.

Những điều phải kiểm tra trước khi thuê ngoài kế toán

Nhà cung cấp dịch vụ không nên được lựa chọn chỉ dựa trên phí hàng tháng. Bộ Tài chính công khai danh sách doanh nghiệp dịch vụ kế toán đã được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện; đây là một nguồn để doanh nghiệp kiểm tra tư cách của nhà cung cấp.

Trước khi ký hợp đồng, cần xem xét:

Tư cách cung cấp dịch vụ

Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, người chịu trách nhiệm chuyên môn và nhân sự trực tiếp phụ trách hồ sơ.

Phạm vi công việc

Hợp đồng cần liệt kê đầu việc cụ thể, không chỉ ghi chung là “dịch vụ kế toán trọn gói”. Cần làm rõ việc kiểm tra chứng từ, hạch toán, kê khai, lập báo cáo, giải trình và hỗ trợ khi có thanh tra hoặc quyết toán.

Thời hạn phản hồi

Nên quy định thời điểm doanh nghiệp phải giao dữ liệu và thời gian nhà cung cấp phải hoàn thành từng đầu việc. Chỉ số này quan trọng hơn lời cam kết chung về sự nhanh chóng.

Cơ chế kiểm soát chất lượng

Cần biết hồ sơ do một người thực hiện hay có cấp kiểm tra độc lập. Nhà cung cấp có quy trình soát xét thường giảm rủi ro phụ thuộc vào năng lực của một nhân sự.

Bảo mật và quyền sở hữu dữ liệu

Hợp đồng nên xác định quyền truy cập, nơi lưu trữ, phương thức truyền dữ liệu, thời gian lưu giữ, trách nhiệm bảo mật và quy trình xóa hoặc bàn giao dữ liệu khi kết thúc dịch vụ.

Trách nhiệm khi xảy ra sai sót

Cần phân biệt sai sót do nhà cung cấp xử lý không đúng với sai sót do doanh nghiệp giao chứng từ thiếu, sai hoặc quá hạn. Điều khoản trách nhiệm nên gắn với nguyên nhân và nghĩa vụ của mỗi bên.

Việc thuê dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp có thể ngừng kiểm soát công tác kế toán. Người quản lý vẫn cần bảo đảm chứng từ đầu vào đầy đủ, giao dịch được phê duyệt đúng thẩm quyền và báo cáo được xem xét trước khi sử dụng hoặc nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

Thuê ngoài kế toán phù hợp khi doanh nghiệp cần tối ưu nguồn lực, khối lượng công việc chưa lớn và chưa cần kế toán hiện diện toàn thời gian. Tuyển kế toán nội bộ phù hợp khi nghiệp vụ phát sinh liên tục, dữ liệu gắn chặt với vận hành và ban lãnh đạo cần báo cáo quản trị thường xuyên.

Quyết định nên dựa trên tổng chi phí, độ phức tạp nghiệp vụ, tốc độ cần số liệu, yêu cầu kiểm soát và năng lực quản lý nhà cung cấp. Với doanh nghiệp đang chuyển từ quy mô nhỏ sang giai đoạn tăng trưởng, mô hình kết hợp thường tạo được sự cân bằng giữa khả năng phản ứng tại chỗ và chiều sâu chuyên môn.