Chi phí lãng phí trong doanh nghiệp và cách kiểm soát

Các khoản lãng phí thường xuất hiện ở mua sắm, nhân sự, tồn kho, sản xuất, văn phòng, công nghệ, marketing, logistics, tài chính và quản trị. Chúng có thể tồn tại dưới dạng chi phí trực tiếp, thời gian bị mất, tài sản không được khai thác, công việc phải làm lại hoặc cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.

Muốn kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp không nên cắt giảm đồng loạt. Cách tiếp cận đúng là xác định khoản chi nào không tạo giá trị, tìm nguyên nhân phát sinh, đo lường tác động và xử lý theo mức độ ưu tiên.

Thế nào là chi phí lãng phí trong doanh nghiệp?

Chi phí lãng phí là phần nguồn lực doanh nghiệp đã sử dụng nhưng không tạo ra giá trị tương xứng cho khách hàng, hoạt động vận hành hoặc mục tiêu kinh doanh.

Một khoản chi không tự động trở thành lãng phí chỉ vì giá trị lớn. Ngược lại, một khoản tiền nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên, không có người chịu trách nhiệm và không mang lại kết quả vẫn có thể gây thất thoát đáng kể.

Có thể nhận diện chi phí lãng phí thông qua bốn dấu hiệu:

·         Khoản chi không gắn với mục tiêu hoặc đầu ra cụ thể

·         Giá trị nhận được thấp hơn đáng kể so với nguồn lực đã bỏ ra

·         Công việc, tài sản hoặc dịch vụ bị sử dụng trùng lặp

·         Chi phí tiếp tục phát sinh dù nhu cầu thực tế đã thay đổi

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa chi phí cần thiết và chi phí không hiệu quả. Chẳng hạn, đào tạo nhân viên là khoản đầu tư cần thiết nếu chương trình giải quyết đúng khoảng trống năng lực. Tuy nhiên, đào tạo đại trà mà không xác định nhu cầu, không đánh giá kết quả và không áp dụng vào công việc có thể trở thành lãng phí.

Chi phí mua sắm và nhà cung cấp

Mua sắm là một trong những khu vực dễ phát sinh lãng phí vì doanh nghiệp thường tập trung vào giá mua mà bỏ qua tổng chi phí sở hữu.

Các khoản thất thoát phổ biến gồm:

·         Mua hàng vượt nhu cầu thực tế

·         Mua gấp với giá cao do không có kế hoạch

·         Đặt hàng nhỏ lẻ nhiều lần làm tăng chi phí giao dịch

·         Sử dụng quá nhiều nhà cung cấp cho cùng một nhóm hàng

·         Không tận dụng chiết khấu theo sản lượng hoặc điều khoản thanh toán

·         Chấp nhận hàng hóa có chất lượng không ổn định

·         Tự động gia hạn hợp đồng mà không đánh giá lại nhu cầu

·         Mua thiết bị có nhiều tính năng nhưng phần lớn không được sử dụng

Giá mua thấp chưa chắc đồng nghĩa với chi phí thấp. Một vật tư rẻ nhưng tỷ lệ lỗi cao có thể làm tăng chi phí kiểm tra, sửa chữa, đổi trả, ngừng sản xuất và xử lý khiếu nại. Tương tự, một nhà cung cấp báo giá cao hơn nhưng giao hàng ổn định, chất lượng đồng đều và hỗ trợ kỹ thuật tốt có thể tạo tổng chi phí thấp hơn.

Để kiểm soát, doanh nghiệp nên quản lý mua sắm theo danh mục, chuẩn hóa yêu cầu, theo dõi lịch sử giá và đánh giá nhà cung cấp dựa trên tổng giá trị nhận được. Những hợp đồng có giá trị lớn hoặc tự động gia hạn cần được rà soát định kỳ về mức sử dụng, hiệu quả và khả năng thay thế.

Chi phí tồn kho dư thừa và hàng hóa lỗi thời

Tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, nhưng lượng tồn vượt nhu cầu sẽ khóa dòng tiền và tạo thêm nhiều chi phí ẩn.

Tồn kho dư thừa thường kéo theo:

·         Chi phí thuê kho và vận hành kho

·         Chi phí bảo quản, bảo hiểm và kiểm kê

·         Hao hụt, hư hỏng hoặc mất mát

·         Hàng hết hạn hoặc lỗi thời

·         Chi phí xử lý, thanh lý hoặc tiêu hủy

·         Vốn lưu động không thể sử dụng cho mục đích khác

Nguyên nhân thường nằm ở dự báo nhu cầu thiếu chính xác, mua hàng theo cảm tính, chính sách đặt hàng cứng nhắc, dữ liệu tồn kho không đồng nhất hoặc tâm lý tích trữ để tránh thiếu hàng.

Không phải mọi lượng hàng tồn cao đều là lãng phí. Doanh nghiệp có thể cần dự trữ nguyên liệu quan trọng khi nguồn cung thiếu ổn định hoặc thời gian giao hàng dài. Vấn đề nằm ở chỗ lượng dự trữ có được xác định từ dữ liệu, mức độ rủi ro và yêu cầu phục vụ hay chỉ hình thành từ thói quen.

Các chỉ số cần theo dõi gồm vòng quay tồn kho, số ngày tồn kho, tỷ lệ hàng chậm luân chuyển, tỷ lệ hết hàng và giá trị hàng phải giảm giá hoặc thanh lý. Doanh nghiệp nên phân nhóm hàng theo giá trị và tốc độ luân chuyển để áp dụng mức kiểm soát phù hợp, thay vì dùng một chính sách cho toàn bộ danh mục.

Chi phí nhân sự không tạo ra năng suất tương xứng

Tiền lương thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, nhưng lãng phí nhân sự không đơn giản là doanh nghiệp có quá nhiều người. Vấn đề có thể nằm ở cách phân công, quy trình, công cụ hoặc cơ chế phối hợp.

Các biểu hiện thường gặp gồm:

·         Nhân viên dành nhiều thời gian cho thao tác thủ công có thể tự động hóa

·         Nhiều cấp cùng kiểm tra hoặc phê duyệt một nội dung

·         Họp thường xuyên nhưng không tạo quyết định

·         Nhiệm vụ chồng chéo giữa các phòng ban

·         Nhân sự có năng lực nhưng được giao công việc giá trị thấp

·         Làm thêm giờ do quy trình kém thay vì do nhu cầu thực

·         Tuyển dụng sai người dẫn đến nghỉ việc sớm

·         Thiếu đào tạo khiến nhân viên lặp lại lỗi

·         Người quản lý dành quá nhiều thời gian xử lý việc sự vụ

Chi phí nhân sự bị lãng phí không chỉ thể hiện trong bảng lương. Nó còn bao gồm thời gian tuyển dụng, hướng dẫn, đào tạo, chi phí làm lại và phần năng suất mất đi trong giai đoạn vị trí bị bỏ trống.

Cắt giảm nhân sự khi chưa xử lý nguyên nhân gốc có thể khiến khối lượng công việc dồn lên những người còn lại, làm giảm chất lượng và tăng tỷ lệ nghỉ việc. Doanh nghiệp nên đo thời gian dành cho từng nhóm hoạt động, phân biệt công việc tạo giá trị với công việc hỗ trợ, sau đó đơn giản hóa quy trình trước khi điều chỉnh số lượng nhân sự.

Chi phí họp hành, báo cáo và phê duyệt quá mức

Nhiều doanh nghiệp không ghi nhận họp và báo cáo như một khoản chi riêng, nhưng mỗi giờ họp đều tiêu tốn thời gian của toàn bộ người tham dự.

Một cuộc họp 60 phút với tám người tương đương tám giờ lao động, chưa tính thời gian chuẩn bị, di chuyển và khôi phục sự tập trung sau cuộc họp. Nếu cuộc họp không có mục tiêu, dữ liệu đầu vào, người ra quyết định hoặc kết quả rõ ràng, phần lớn thời gian đó không tạo giá trị.

Lãng phí còn xuất hiện khi:

·         Một dữ liệu phải nhập vào nhiều báo cáo

·         Các phòng ban tạo báo cáo giống nhau theo mẫu khác nhau

·         Báo cáo được lập nhưng không có người sử dụng

·         Mọi quyết định đều phải qua nhiều cấp phê duyệt

·         Nhân viên chờ xác nhận dù rủi ro của quyết định rất thấp

·         Quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm

Doanh nghiệp nên xác định rõ mỗi cuộc họp dùng để cung cấp thông tin, thảo luận hay ra quyết định. Những nội dung chỉ mang tính cập nhật có thể chuyển sang hình thức không đồng bộ. Với báo cáo, cần xác định người sử dụng, quyết định được hỗ trợ và tần suất thực sự cần thiết.

Chi phí do sai lỗi và công việc phải làm lại

Làm lại là một dạng chi phí lãng phí đặc biệt nghiêm trọng vì doanh nghiệp phải sử dụng nguồn lực lần thứ hai nhưng khách hàng chỉ trả tiền cho kết quả cuối cùng.

Trong sản xuất, chi phí này có thể đến từ phế phẩm, sửa chữa, kiểm tra lại, ngừng máy và bảo hành. Trong khối văn phòng, nó xuất hiện dưới dạng nhập sai dữ liệu, sửa hợp đồng, điều chỉnh hóa đơn, thiết kế lại, viết lại nội dung hoặc xử lý lại hồ sơ.

Sai lỗi còn tạo ra những tổn thất khó nhìn thấy:

·         Trì hoãn giao hàng

·         Giảm công suất phục vụ

·         Tăng khiếu nại

·         Mất uy tín

·         Nhân viên phải ưu tiên chữa lỗi thay vì cải tiến

·         Người quản lý không còn thời gian cho công việc chiến lược

Kiểm tra ở bước cuối chỉ giúp phát hiện lỗi, không loại bỏ nguyên nhân. Cách kiểm soát hiệu quả hơn là xác định lỗi phát sinh ở công đoạn nào, vì sao không được ngăn chặn và điều kiện nào khiến lỗi lặp lại.

Doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ làm đúng ngay từ lần đầu, tỷ lệ hàng lỗi, số giờ làm lại, chi phí bảo hành và số khiếu nại liên quan đến từng quy trình. Dữ liệu phải được dùng để cải tiến hệ thống, không chỉ để quy trách nhiệm cho cá nhân.

Chi phí sản xuất do chờ đợi và công suất nhàn rỗi

Máy móc, nhân viên hoặc đơn hàng phải chờ đều tạo ra chi phí mà không làm tăng giá trị đầu ra.

Nguyên nhân chờ đợi có thể bao gồm:

·         Thiếu nguyên vật liệu

·         Máy móc hỏng hoặc bảo trì không đúng kế hoạch

·         Lịch sản xuất mất cân đối

·         Chờ phê duyệt

·         Chờ dữ liệu hoặc hướng dẫn

·         Công đoạn trước và sau có năng lực không đồng đều

·         Thay đổi kế hoạch quá thường xuyên

Công suất nhàn rỗi cũng xuất hiện khi doanh nghiệp đầu tư nhà xưởng, phương tiện hoặc thiết bị lớn hơn nhu cầu thực tế. Dù tài sản không hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải chịu khấu hao, lãi vay, bảo trì, bảo hiểm và chi phí mặt bằng.

Tuy nhiên, không nên xem toàn bộ công suất dự phòng là lãng phí. Một mức dự phòng hợp lý có thể cần thiết để đáp ứng mùa cao điểm, bảo trì hoặc biến động đơn hàng. Công suất chỉ trở thành lãng phí khi không có mục đích rõ ràng, kéo dài và không được đánh giá lại.

Các chỉ số nên theo dõi gồm tỷ lệ sử dụng công suất, thời gian ngừng máy, thời gian chuyển đổi, thời gian chờ giữa các công đoạn và sản lượng thực tế so với năng lực thiết kế.

Chi phí văn phòng, mặt bằng và tiện ích không được tối ưu

Chi phí văn phòng thường được xem là cố định nên ít được rà soát. Trên thực tế, nhiều khoản có thể điều chỉnh khi quy mô và cách làm việc thay đổi.

Những lãng phí phổ biến gồm:

·         Thuê diện tích lớn hơn nhu cầu

·         Nhiều chỗ làm việc thường xuyên để trống

·         Duy trì kho hoặc phòng chức năng ít sử dụng

·         Tiêu thụ điện ngoài giờ làm việc

·         Điều hòa, chiếu sáng hoặc thiết bị vận hành không hợp lý

·         In ấn và lưu trữ giấy tờ không cần thiết

·         Mua vật tư văn phòng vượt định mức

·         Chi phí vệ sinh, bảo vệ hoặc bảo trì không còn phù hợp với mức sử dụng

Không nên đánh giá mặt bằng chỉ theo giá thuê trên mỗi mét vuông. Doanh nghiệp cần xem tổng chi phí sử dụng, tỷ lệ lấp đầy, khả năng hỗ trợ công việc và tác động đến nhân viên, khách hàng.

Việc thu hẹp văn phòng quá mức có thể làm giảm khả năng cộng tác hoặc gây gián đoạn. Vì vậy, quyết định cần dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế, mô hình làm việc và yêu cầu vận hành thay vì chỉ theo mục tiêu giảm tiền thuê.

Chi phí phần mềm, công nghệ và thiết bị ít sử dụng

Doanh nghiệp thường mua thêm công nghệ để giải quyết từng nhu cầu riêng lẻ. Theo thời gian, hệ thống có thể trở nên phân mảnh, trùng chức năng và khó quản lý.

Các khoản lãng phí thường gặp gồm:

·         Tài khoản phần mềm vẫn được thanh toán cho người đã nghỉ việc

·         Gói dịch vụ cao hơn nhu cầu sử dụng

·         Nhiều công cụ cùng thực hiện một chức năng

·         Phần mềm được mua nhưng nhân viên không được đào tạo

·         Hệ thống không tích hợp khiến dữ liệu phải nhập nhiều lần

·         Thiết bị được thay mới theo lịch cố định dù vẫn đáp ứng công việc

·         Dự án công nghệ kéo dài nhưng không có người chịu trách nhiệm về lợi ích

·         Chi phí lưu trữ dữ liệu không có chính sách quản trị

Giá giấy phép chỉ là một phần của chi phí công nghệ. Tổng chi phí còn bao gồm triển khai, tích hợp, đào tạo, hỗ trợ, bảo mật, chuyển đổi dữ liệu và thời gian người dùng thích nghi.

Trước khi mua mới, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng khai thác công cụ hiện có. Sau khi triển khai, nên theo dõi số người dùng thực tế, tần suất sử dụng, chức năng được sử dụng, thời gian tiết kiệm và kết quả kinh doanh được hỗ trợ.

Chi phí marketing không gắn với hiệu quả kinh doanh

Marketing dễ bị lãng phí khi doanh nghiệp đo mức độ hoạt động thay vì kết quả. Nhiều lượt hiển thị, lượt tương tác hoặc nội dung được xuất bản chưa chắc tạo ra khách hàng phù hợp.

Lãng phí thường xuất hiện khi:

·         Chạy quảng cáo nhưng không thiết lập theo dõi chuyển đổi

·         Nhắm mục tiêu quá rộng

·         Tiếp tục đầu tư vào kênh có khách hàng chất lượng thấp

·         Sản xuất nhiều nội dung không phục vụ hành trình mua

·         Thực hiện chiến dịch không có mục tiêu định lượng

·         Marketing và bán hàng dùng tiêu chí khách hàng tiềm năng khác nhau

·         Phân bổ ngân sách theo thói quen

·         Đánh giá hiệu quả dựa trên số liệu bề mặt

Doanh nghiệp cần đánh giá marketing theo chuỗi từ chi phí, lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu đến lợi nhuận. Một kênh có chi phí thu hút khách hàng thấp chưa chắc tốt nếu khách hàng mua ít, rời bỏ sớm hoặc cần chi phí phục vụ cao.

Không phải chiến dịch nào cũng tạo doanh thu ngay lập tức. Hoạt động xây dựng thương hiệu có thể cần thời gian dài hơn để thể hiện kết quả. Vì vậy, hệ thống đo lường phải phù hợp với mục tiêu của từng loại chiến dịch, đồng thời xác định rõ khoảng thời gian đánh giá.

Chi phí bán hàng và chính sách chiết khấu thiếu kiểm soát

Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận có thể giảm nếu doanh nghiệp sử dụng chiết khấu, hoa hồng hoặc ưu đãi không đúng đối tượng.

Các dạng lãng phí gồm:

·         Giảm giá cho khách hàng vốn đã sẵn sàng mua

·         Nhân viên bán hàng tự quyết định chiết khấu vượt mức cần thiết

·         Chương trình khuyến mại không tính đủ biên lợi nhuận

·         Hoa hồng khuyến khích doanh thu nhưng bỏ qua khả năng thu tiền

·         Theo đuổi khách hàng có chi phí phục vụ quá cao

·         Dành quá nhiều thời gian cho cơ hội có khả năng thành công thấp

·         Bán sản phẩm không phù hợp dẫn đến đổi trả hoặc mất khách

Doanh nghiệp cần phân tích lợi nhuận theo khách hàng, sản phẩm, kênh bán và hợp đồng. Doanh thu không phản ánh đầy đủ giá trị nếu chưa trừ chiết khấu, hoa hồng, vận chuyển, hỗ trợ, bảo hành và chi phí thu hồi công nợ.

Chính sách bán hàng nên quy định rõ thẩm quyền phê duyệt, mức lợi nhuận tối thiểu và trường hợp được áp dụng ngoại lệ. Đồng thời, cơ chế thưởng cần cân bằng giữa doanh thu, lợi nhuận, chất lượng khách hàng và khả năng thu tiền.

Chi phí logistics và vận chuyển thiếu kế hoạch

Logistics có thể bị lãng phí do quyết định giao hàng rời rạc, thông tin thiếu chính xác hoặc thiết kế mạng lưới không phù hợp.

Những biểu hiện phổ biến gồm:

·         Giao nhiều chuyến nhỏ thay vì gom đơn

·         Sử dụng phương thức vận chuyển khẩn cấp quá thường xuyên

·         Xe hoặc container không được tận dụng đủ tải

·         Tuyến đường không được tối ưu

·         Giao hàng thất bại do sai thông tin

·         Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi hoặc chờ bốc dỡ

·         Đóng gói lớn hơn yêu cầu

·         Hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

·         Kho đặt xa khu vực có nhu cầu chính

Chi phí vận chuyển thấp nhất cho từng đơn chưa chắc tạo ra chi phí logistics thấp nhất. Việc kéo dài thời gian giao hàng có thể làm tăng tồn kho, giảm mức phục vụ hoặc gây mất doanh thu.

Doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời chi phí trên mỗi đơn, tỷ lệ lấp đầy phương tiện, tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ giao thất bại, chi phí hư hỏng và tổng thời gian hoàn thành đơn hàng.

Chi phí tài chính và dòng tiền

Một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể chịu chi phí tài chính cao nếu quản lý dòng tiền yếu.

Các khoản lãng phí thường gặp gồm:

·         Vay ngắn hạn để bù cho công nợ khách hàng kéo dài

·         Thanh toán chậm và bị phạt

·         Thanh toán sớm nhưng không nhận được chiết khấu

·         Duy trì số dư tiền nhàn rỗi lớn mà không có mục đích

·         Không đối chiếu phí ngân hàng và chi phí giao dịch

·         Chịu chênh lệch tỷ giá do không có chính sách quản trị

·         Dự báo dòng tiền thiếu chính xác

·         Để hàng tồn kho và khoản phải thu tăng nhanh hơn doanh thu

Chi phí vốn thường nằm ẩn trong quyết định thương mại. Chẳng hạn, một hợp đồng có doanh thu cao nhưng thời hạn thanh toán dài, biên lợi nhuận thấp và rủi ro nợ xấu lớn có thể tạo giá trị thấp hơn một hợp đồng nhỏ nhưng thu tiền nhanh.

Doanh nghiệp nên theo dõi chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, tuổi nợ, tỷ lệ nợ quá hạn, chi phí vay và độ chính xác của dự báo dòng tiền. Trách nhiệm quản lý vốn lưu động cần được chia sẻ giữa tài chính, bán hàng, mua hàng và vận hành.

Chi phí do nghỉ việc và tuyển dụng sai

Nghỉ việc tạo ra nhiều chi phí hơn khoản tuyển người thay thế. Doanh nghiệp còn mất kiến thức, quan hệ khách hàng, năng suất và thời gian của người hướng dẫn.

Tuyển dụng sai thường dẫn đến:

·         Vị trí bị bỏ trống lâu hơn dự kiến

·         Chi phí đăng tuyển và phỏng vấn lặp lại

·         Năng suất thấp trong giai đoạn thử việc

·         Sai sót hoặc quyết định kém chất lượng

·         Áp lực lên các thành viên còn lại

·         Gián đoạn dự án và dịch vụ khách hàng

Tuy nhiên, mục tiêu không phải giữ mọi nhân viên bằng mọi giá. Một mức luân chuyển nhất định có thể giúp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu kỹ năng. Lãng phí xuất hiện khi người phù hợp rời đi vì nguyên nhân có thể phòng ngừa hoặc khi doanh nghiệp liên tục tuyển sai cho cùng một vị trí.

Kiểm soát cần bắt đầu từ việc xác định rõ kết quả công việc, tiêu chí năng lực, quy trình đánh giá và kỳ vọng hai chiều. Dữ liệu phỏng vấn nghỉ việc chỉ có giá trị khi được tổng hợp thành nguyên nhân và dẫn đến hành động cụ thể.

Chi phí tuân thủ, phạt và rủi ro có thể phòng ngừa

Một số doanh nghiệp giảm chi cho kiểm soát, bảo trì, an toàn hoặc tuân thủ để tiết kiệm ngắn hạn nhưng sau đó phải chịu tổn thất lớn hơn.

Các chi phí có thể phát sinh gồm:

·         Tiền phạt và truy thu

·         Chi phí xử lý sự cố

·         Gián đoạn hoạt động

·         Bồi thường cho khách hàng hoặc người lao động

·         Mất dữ liệu

·         Chi phí pháp lý

·         Tăng phí bảo hiểm

·         Tổn hại uy tín

Không nên xem mọi chi phí kiểm soát là lãng phí. Bảo mật, an toàn, kiểm toán và tuân thủ thường không trực tiếp tạo doanh thu nhưng bảo vệ doanh nghiệp khỏi tổn thất lớn.

Điểm cần kiểm soát là sự trùng lặp, thủ tục không cần thiết hoặc biện pháp không tương xứng với mức độ rủi ro. Doanh nghiệp nên phân bổ nguồn lực dựa trên xác suất xảy ra, mức độ tác động và khả năng phát hiện, thay vì kiểm soát mọi rủi ro theo cùng một mức.

Chi phí quản lý do cơ cấu tổ chức phức tạp

Khi doanh nghiệp phát triển, các lớp quản lý và cơ chế phối hợp thường tăng lên. Nếu không được rà soát, cơ cấu có thể làm chậm quyết định và tăng chi phí gián tiếp.

Dấu hiệu thường thấy gồm:

·         Nhiều cấp quản lý có phạm vi trách nhiệm gần giống nhau

·         Quyết định phải chuyển qua nhiều phòng ban

·         Nhân viên nhận chỉ đạo từ nhiều đầu mối

·         Chức năng hỗ trợ phát triển nhanh hơn hoạt động cốt lõi

·         Mỗi đơn vị tự xây dựng quy trình và hệ thống riêng

·         Tranh chấp trách nhiệm làm chậm xử lý công việc

·         Quản lý dành phần lớn thời gian tổng hợp thông tin

Việc loại bỏ cấp quản lý không phải lúc nào cũng tạo hiệu quả. Nếu phạm vi quản lý trở nên quá rộng, người quản lý không thể hướng dẫn, kiểm soát rủi ro hoặc phát triển nhân viên.

Doanh nghiệp cần xem xét cơ cấu dựa trên tốc độ ra quyết định, mức độ rõ ràng của trách nhiệm, số điểm bàn giao và khả năng phục vụ khách hàng. Mục tiêu là giảm ma sát tổ chức, không chỉ giảm số chức danh.

Những chi phí nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên

Các khoản chi nhỏ thường không được kiểm tra kỹ vì giá trị từng giao dịch thấp. Tuy nhiên, khi xuất hiện trên nhiều phòng ban và kéo dài, tổng số tiền có thể đáng kể.

Ví dụ gồm:

·         Phí dịch vụ tự động gia hạn

·         Tài khoản không còn người sử dụng

·         Cước điện thoại và dữ liệu vượt nhu cầu

·         Phí giao dịch ngân hàng

·         Phí chuyển phát nhanh

·         Vật tư tiêu hao

·         Chi phí tiếp khách không đúng mục đích

·         Đặt mua lặp lại cùng một sản phẩm

·         Phí phạt do trả chậm hoặc hủy dịch vụ muộn

Rủi ro lớn nhất là không có một cá nhân chịu trách nhiệm về tổng chi phí. Mỗi người chỉ nhìn thấy một phần nhỏ nên không ai nhận ra mức thất thoát toàn doanh nghiệp.

Có thể kiểm soát bằng cách tổng hợp chi phí theo nhà cung cấp, loại giao dịch, phòng ban và tần suất. Những khoản nhỏ nhưng xuất hiện đều đặn cần được xem như một danh mục quản trị, thay vì xử lý riêng từng hóa đơn.

Vì sao chi phí lãng phí thường khó được phát hiện?

Chi phí lãng phí thường ẩn trong các khoản chi hợp lệ. Hóa đơn đã được phê duyệt, nhà cung cấp đã giao hàng và ngân sách vẫn còn không có nghĩa là khoản chi tạo ra giá trị.

Một số nguyên nhân khiến lãng phí tồn tại kéo dài gồm:

·         Ngân sách được quản lý theo số tiền đã chi thay vì kết quả đạt được

·         Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống

·         Mỗi phòng ban tối ưu mục tiêu riêng

·         Không có người sở hữu toàn bộ quy trình

·         Chi phí được xem là cố định nên không được rà soát

·         Nhân viên ngại thay đổi quy trình quen thuộc

·         Doanh nghiệp chỉ phản ứng khi chi phí đã vượt ngân sách

·         Cơ chế thưởng khuyến khích doanh thu hoặc sản lượng nhưng bỏ qua hiệu quả

Một quyết định có thể tối ưu cho một bộ phận nhưng làm tăng tổng chi phí. Bộ phận mua hàng có thể đặt số lượng lớn để giảm đơn giá, trong khi kho phải chịu thêm chi phí lưu trữ và tài chính phải tài trợ vốn lưu động. Vì vậy, kiểm soát lãng phí phải dựa trên góc nhìn toàn quy trình.

Cách xác định khoản chi nào nên ưu tiên xử lý

Doanh nghiệp không thể xử lý tất cả khoản lãng phí cùng lúc. Việc ưu tiên nên dựa trên bốn yếu tố:

1.    Quy mô tài chính

2.    Khoản chi có giá trị lớn hoặc tần suất cao cần được xem xét trước

3.    Khả năng kiểm soát

4.    Ưu tiên khu vực doanh nghiệp có thể thay đổi bằng quy trình, chính sách hoặc hành vi nội bộ

5.    Tốc độ tạo kết quả

6.    Một số biện pháp như hủy tài khoản không sử dụng có thể tạo hiệu quả nhanh, trong khi tái thiết kế chuỗi cung ứng cần thời gian dài hơn

7.    Tác động đến vận hành

8.    Không cắt giảm khoản chi có vai trò bảo vệ doanh thu, chất lượng, an toàn hoặc năng lực phục vụ nếu chưa đánh giá đầy đủ hậu quả

Doanh nghiệp có thể lập ma trận gồm giá trị tiết kiệm, mức độ khó triển khai, rủi ro và thời gian hoàn vốn. Những sáng kiến có giá trị cao, dễ thực hiện và ít ảnh hưởng tiêu cực thường được ưu tiên ở giai đoạn đầu.

Quy trình kiểm soát chi phí lãng phí

Thiết lập đường cơ sở

Doanh nghiệp cần xác định hiện đang chi bao nhiêu, chi cho mục đích gì, ai phê duyệt và kết quả nào được tạo ra. Nếu không có đường cơ sở, doanh nghiệp khó chứng minh khoản tiết kiệm có thực sự đến từ cải tiến hay chỉ từ biến động hoạt động.

Phân tích theo yếu tố tạo chi phí

Không chỉ xem tổng số tiền, doanh nghiệp cần xác định yếu tố làm chi phí thay đổi, chẳng hạn số lượng giao dịch, số nhân viên, số đơn hàng, thời gian xử lý, diện tích sử dụng hoặc lượng hàng tồn.

Phân tích theo yếu tố giúp phân biệt chi phí tăng do hoạt động kinh doanh mở rộng với chi phí tăng do hiệu suất suy giảm.

Xác định nguyên nhân gốc

Một khoản chi cao thường là triệu chứng của vấn đề khác. Chi phí vận chuyển khẩn cấp có thể bắt nguồn từ dự báo sai. Làm thêm giờ có thể do phê duyệt chậm. Tồn kho cao có thể do chất lượng nhà cung cấp không ổn định.

Nếu chỉ cắt phần chi phí biểu hiện bên ngoài, vấn đề có thể xuất hiện trở lại dưới dạng khác.

Thiết kế biện pháp kiểm soát

Biện pháp có thể bao gồm:

·         Loại bỏ hoạt động không cần thiết

·         Chuẩn hóa danh mục và quy trình

·         Tự động hóa thao tác lặp lại

·         Đàm phán lại hợp đồng

·         Điều chỉnh quyền phê duyệt

·         Cải thiện dự báo

·         Thiết lập định mức

·         Tăng tính minh bạch của dữ liệu

·         Gắn trách nhiệm với một chủ sở hữu cụ thể

Theo dõi kết quả sau triển khai

Khoản tiết kiệm chỉ được xác nhận khi chi phí thực tế giảm hoặc năng lực đầu ra tăng mà không phát sinh tác động bất lợi lớn hơn.

Doanh nghiệp cần kiểm tra cả các chỉ số cân bằng như chất lượng, thời gian giao hàng, doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng, an toàn và tỷ lệ nghỉ việc. Điều này ngăn tình trạng giảm một khoản chi nhưng làm tăng chi phí ở khu vực khác.

Những sai lầm khi cắt giảm chi phí

Sai lầm phổ biến nhất là cắt giảm đồng loạt theo một tỷ lệ cố định. Cách làm này dễ thực hiện nhưng không phân biệt hoạt động tạo giá trị với hoạt động lãng phí.

Các sai lầm khác gồm:

·         Chỉ tập trung vào khoản chi lớn mà bỏ qua chi phí nhỏ lặp lại

·         Cắt đào tạo, bảo trì hoặc kiểm soát chất lượng mà không đánh giá hậu quả

·         Ép nhà cung cấp giảm giá nhưng không xử lý tổng chi phí sở hữu

·         Giảm nhân sự trước khi đơn giản hóa quy trình

·         Hoãn đầu tư công nghệ dù thao tác thủ công đang gây chi phí lớn

·         Ghi nhận tiết kiệm trên kế hoạch nhưng không kiểm tra chi phí thực tế

·         Thưởng cho bộ phận giảm ngân sách dù quyết định làm tăng chi phí toàn hệ thống

·         Thực hiện chiến dịch ngắn hạn nhưng không xây dựng cơ chế duy trì

Cắt giảm chi phí đúng không đồng nghĩa với chi ít nhất. Mục tiêu là loại bỏ phần không tạo giá trị để doanh nghiệp có thêm nguồn lực cho những hoạt động quan trọng hơn.

Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát bền vững

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả cần đưa trách nhiệm chi phí vào hoạt động hằng ngày, thay vì chỉ tổ chức chiến dịch khi lợi nhuận suy giảm.

Các nguyên tắc quan trọng gồm:

·         Mỗi khoản chi đáng kể phải có người sở hữu

·         Mỗi ngân sách phải gắn với đầu ra hoặc mục tiêu

·         Dữ liệu chi phí phải được phân tích theo nguyên nhân

·         Quyền quyết định phải đi kèm trách nhiệm về kết quả

·         Chỉ số tiết kiệm phải đi cùng chỉ số chất lượng và tăng trưởng

·         Hợp đồng, tài khoản và tài sản phải được rà soát định kỳ

·         Nhân viên cần có cơ chế đề xuất cải tiến

·         Khoản tiết kiệm phải được xác nhận bằng dữ liệu thực tế

·         Quy trình mới phải có biện pháp ngăn lãng phí tái diễn

Chi phí lãng phí trong doanh nghiệp thường không nằm ở một khoản chi duy nhất mà được hình thành từ nhiều quyết định nhỏ, quy trình thiếu liên kết và nguồn lực không được sử dụng đúng mức. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn chi phí theo toàn bộ chuỗi tạo giá trị, thay vì chỉ kiểm tra từng hóa đơn hoặc yêu cầu từng phòng ban giảm ngân sách.

Kiểm soát hiệu quả bắt đầu bằng việc phân biệt rõ chi phí tạo giá trị và chi phí không tạo giá trị. Sau đó, doanh nghiệp đo lường quy mô, tìm nguyên nhân gốc, triển khai biện pháp phù hợp và theo dõi cả kết quả tài chính lẫn ảnh hưởng đến vận hành. Cách tiếp cận này giúp giảm thất thoát mà không làm suy yếu chất lượng, năng lực phục vụ hoặc cơ hội tăng trưởng.